Messages automatisés sur Airbnb : Guide complet

Dans le monde des locations à court terme, où les hôtes gèrent de multiples réservations, les messages automatiques sont devenus un outil indispensable. Que ce soit pour confirmer une réservation, coordonner les détails avant ou après l'arrivée, ou résoudre les incidents, les messages automatiques d'Airbnb offrent de l'efficacité et de la tranquillité tant pour les hôtes que pour les invités. Dans cet article, nous explorerons ce que sont les messages automatiques, quand les utiliser, comment les écrire de manière efficace et s'il existe des alternatives.

Qu'est-ce que les messages automatiques d'Airbnb ?

Les messages automatiques sont des communications prédéfinies que les hôtes d'Airbnb peuvent programmer pour être envoyées automatiquement à des moments spécifiques pendant le processus de réservation et de séjour d'un invité. Ces messages sont envoyés sans que l'hôte ait à intervenir manuellement à chaque fois, ce qui permet d'économiser du temps et d'assurer une communication constante et opportune avec les invités.

Airbnb propose diverses modèles de messages automatiques que les hôtes peuvent personnaliser. Les messages peuvent être envoyés à différents moments, comme lorsqu'un invité confirme une réservation, avant son arrivée, après son arrivée, pendant le séjour, avant le départ et après le départ. De plus, les messages peuvent inclure des informations pertinentes, telles que des instructions d'accès, des détails sur la propriété ou des solutions à des problèmes courants.

Quand devriez-vous utiliser les messages automatiques ?

Les messages automatiques sont utiles à divers moments du cycle d'un séjour, et un hôte devrait les utiliser chaque fois qu'il a besoin d'envoyer des informations standard ou répétitives à ses invités. Certains des moments les plus courants où ils doivent être utilisés sont les suivants :

1. Confirmation de réservation

Une fois qu'un invité a confirmé sa réservation, il est important d'envoyer un message de confirmation pour s'assurer que la réservation a été traitée correctement et pour fournir tout détail supplémentaire dont ils pourraient avoir besoin. Ce message peut inclure des instructions sur le processus d'enregistrement, des détails sur la propriété, ou toute autre information pertinente pour l'invité.

2. Avant l'arrivée

Un message avant l'arrivée est essentiel pour que les invités soient bien préparés pour leur séjour. Ce message peut inclure des instructions sur la façon de se rendre à la propriété, des détails sur l'accès, le code de la serrure, des recommandations sur la zone, ou tout rappel important sur la politique de la maison.

Exemple de message automatique avant l'arrivée : "Bonjour [Nom de l'invité], nous sommes ravis de vous accueillir bientôt dans notre propriété ! Voici tous les détails pour faciliter votre arrivée : Adresse : [Adresse complète]. Le code de la serrure est [Code]. Si vous avez besoin d'aide pour autre chose, n'hésitez pas à nous le faire savoir."

3. Après l'arrivée

Une fois que les invités sont arrivés à la propriété, il est important de leur souhaiter officiellement la bienvenue et de s'assurer que tout est en ordre. Ce message peut être une confirmation que la propriété est prête pour eux et peut inclure des détails sur l'utilisation des installations, telles que le Wi-Fi, les appareils électroménagers, etc.

Exemple de message après l'arrivée : "Bienvenue dans notre maison, [Nom de l'invité] ! Nous espérons que votre arrivée s'est déroulée confortablement. Si vous avez besoin de quelque chose ou avez des questions sur la propriété, nous sommes à votre disposition."

4. Résolution des incidents

Bien que les messages automatiques ne soient pas conçus pour traiter des incidents complexes, ils peuvent être utilisés pour informer les invités des problèmes courants ou pour confirmer que l'on travaille à la résolution d'un problème. Par exemple, si le Wi-Fi ne fonctionne pas correctement, un message automatique pourrait informer l'invité que l'équipe de maintenance travaille sur le problème.

Exemple de message de résolution d'incidents : "Bonjour [Nom de l'invité], merci de nous avoir informés du problème avec le Wi-Fi. Nous avons déjà contacté le technicien et nous espérons que tout sera résolu dès que possible. Nous apprécions votre patience."

5. Avant le départ

Un message avant le départ est utile pour rappeler aux invités les détails de la procédure de départ, les règles de nettoyage ou toute autre action nécessaire avant leur départ, comme rendre les clés ou s'assurer que tout est en ordre.

Exemple de message avant le départ : "Merci de vous être hébergé chez nous, [Nom de l'hôte] ! Nous vous rappelons que le check-out est à [heure]. Veuillez vous assurer de laisser la propriété dans le même état que lorsque vous l'avez trouvée. Nous espérons que vous avez apprécié votre séjour !"

6. Après le départ

Après le départ, un message de remerciement et de demande de commentaires peut être très précieux pour l'hôte. Cela aide également à maintenir la relation avec l'hôte et à obtenir des commentaires pour améliorer les futurs séjours.

Exemple de message après le départ : "Merci de vous être logé chez nous, [Nom de l'hôte] ! Nous espérons que vous avez passé un séjour merveilleux. Si vous avez quelques minutes, nous serions ravis de recevoir vos commentaires sur votre expérience."

7. Au fil du temps

Au fil du temps, les messages automatisés peuvent devenir un outil pour maintenir le contact avec les hôtes et encourager les réserves futures. Un bon exemple serait un message de suivi après plusieurs semaines, remerciant de leur séjour et offrant une réduction ou une promotion pour leur prochaine visite.

Comment puis-je créer des messages automatisés sur Airbnb ?

Créer des messages automatisés sur Airbnb est facile et ne nécessite que quelques étapes. Suivez celles-ci pour commencer :

1. Accédez à votre compte Airbnb et allez à votre tableau de bord d'hôte.

2. Dans le menu de gauche, cliquez sur "Messages" puis sur "Réponses automatiques".

3. Ici, vous pourrez configurer différents messages automatiques pour différents moments du séjour. Vous pouvez choisir parmi des messages de confirmation jusqu'aux messages précédant le départ ou la résolution des incidents.

4. Personnalisez le message, en l'adaptant à votre style et aux informations que vous souhaitez fournir.

5. Enregistrez vos modifications et activez l'option de réponse automatique pour que les messages soient envoyés automatiquement.

Comment écrire un bon message ?

Lors de la rédaction de messages automatiques, il est important d'être clair, courtois et concis. Voici quelques conseils :

1. Utilisez un ton amical mais professionnel : La communication doit être accessible et respectueuse. ‍

2. Soyez clair et direct : Évitez les confusions en fournissant des informations spécifiques. ‍

3. Personnalisez le message : Utilisez le nom de l'invité et toute autre donnée pertinente pour que le message soit personnalisé. ‍

4. N'oubliez pas les détails : Incluez des informations pertinentes, telles que les heures d'arrivée, les codes d'accès et les politiques de la maison. ‍

5. Maintenez une communication ouverte : Offrez toujours un moyen de contact en cas de doute ou de problème.

Existe-t-il des alternatives ?

Bien que les messages automatiques d'Airbnb soient très utiles, il existe des alternatives que les hôtes peuvent envisager :

1. Applications tierces : Il existe des plateformes comme Guesty, Smartbnb ou Tokeet qui permettent de gérer la communication de manière plus avancée, y compris les messages automatiques, les réponses rapides et la gestion des réservations.

2. Utilisation de WhatsApp ou SMS : Certains hôtes préfèrent communiquer via des plateformes plus directes et personnalisées comme WhatsApp, surtout lorsqu'une communication rapide et facile est nécessaire.

3. E-mail : Pour des situations plus formelles ou lorsqu'il est nécessaire d'envoyer des détails détaillés (comme un contrat de location), certains hôtes choisissent d'utiliser l'e-mail.

Les messages automatiques d'Airbnb sont un excellent outil pour gérer la communication avec les invités de manière efficace, permettant aux hôtes de gagner du temps et de s'assurer que leurs invités aient une expérience sans problèmes. Depuis la confirmation de réservation jusqu'à la sortie, les messages automatiques permettent une gestion plus fluide et efficace du séjour. Même s'il existe des alternatives, les messages automatiques sur Airbnb restent une option populaire en raison de leur facilité d'utilisation et de leur intégration directe dans la plateforme. En suivant les meilleures pratiques lors de la rédaction de ces messages, les hôtes peuvent offrir un excellent service client, réduire le stress et tenir les invités informés à tout moment.

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