Pièces d'entrée et registre des voyageurs

Aujourd'hui, nous vous expliquons ce que sont les parties d'arrivée et le livre-registre des voyageurs. Maintenez ces deux documents à jour dans chaque hébergement touristique que vous gérez est essentiel pour être en conformité avec la législation.

Pouvons-nous signer la partie d'arrivée des voyageurs sous forme électronique ? Quels documents dois-je demander au client pendant l'enregistrement ? Quels sont les délais pour obtenir la signature ? Mes clients internationaux sont-ils également obligés de faire partie du livre-registre ? Combien de temps l'hôte doit-il conserver les documents ?

Aujourd'hui, nous allons parler de ce qu'est la partie d'arrivée des voyageurs et de son lien avec le livre-registre de votre hébergement touristique ou Airbnb en 2023. De plus, nous parlerons des exigences légales demandées par les différentes administrations. Concrètement, les Forces et Corps de Sécurité (Police, Garde Civile, Ertzaintza, Police Forale ou Mossos d'Esquadra). Enfin, nous vous dirons quelles méthodes existent pour compléter ces documents pour l'enregistrement des voyageurs.

Parties d'arrivée des voyageurs

Le décret royal 933/2021 a établi de nouvelles obligations en 2023 pour l'enregistrement des voyageurs, qui comprennent la demande de certaines informations des clients.

La partie d'enregistrement des voyageurs est un document qui recueille des informations à la fois sur l'hébergement touristique et sur le client ou voyageur. Les responsables soumis à l'obligation devront tenir un registre électronique contenant les données spécifiées dans l'Annexe I du Décret Royal 933/2021. Concrètement, il doit contenir :

Données de l'entreprise locatrice :

• Nom ou raison sociale du titulaire
• CIF ou NIF
• Municipalité
• Province
• Téléphone fixe et/ou mobile
• Adresse e-mail
• Site web de l'entreprise
• URL pour identifier l'annonce

Données de l'établissement :

• Type d'établissement
• Dénomination
• Adresse complète
• Code postal
• Localité et province

Données des voyageurs sur la partie d'entrée :

• Nom ou raison sociale
• Premier nom de famille
• Deuxième nom de famille
• Sexe
• Numéro de document d'identité
• Type de document (DNI, passeport, TIE, NIF)
• Nationalité
• Date de naissance
• Lieu de résidence habituel
  – Adresse complète
  – Localité
  – Pays

• Téléphone fixe
• Téléphone mobile
• Adresse électronique
• Nombre de voyageurs
• Relation de parenté entre les voyageurs (dans le cas où l'un d'eux est mineur)

Données de la transaction :

• Données du contrat
  – Numéro de référence
  – Date
  – Signatures

• Données de l'exécution du contrat
  – Date et heure d'entrée
  – Date et heure de sortie

• Données de l'immeuble
  – Adresse complète
  – Nombre de chambres
  – Connexion à Internet (oui/non)

• Données de paiement
  – Type (espèces, carte de crédit, plateforme de paiement, virement...)
  – Identification du moyen de paiement : type de carte et numéro, IBAN compte bancaire, solution de paiement par mobile, autres
  – Titulaire du moyen de paiement
  – Date d'expiration de la carte
  – Date de paiement

Registre des appartements touristiques

Pour sa part, le registre des appartements touristiques est la compilation des parties d'entrée ordonnées de manière corrélative en paquets de 100 à 500. En d'autres termes, une collection de 100 à 500 parties d'entrée est le registre. Facile, n'est-ce pas ?

Le registre doit être conservé pendant au moins trois ans à compter de la date de la dernière partie d'entrée du registre. Les forces et corps de sécurité peuvent vous le demander en tant qu'hôte à tout moment.

Comment faire la partie d'entrée et le registre des voyageurs

Dans cette section, nous entrons dans le vif du sujet pour vous expliquer comment faire la partie d'entrée des voyageurs – et compléter le registre, bien sûr –. Avant cela, voyons ce que dit la réglementation sur l'enregistrement des voyageurs :

1. Les formulaires de parties d'entrée des voyageurs sont conformes au modèle de l'annexe et sont établis par les établissements.
2. Les établissements pourront remplir les formulaires de parties d'entrée par des procédures manuelles ou informatiques, mais le voyageur devra signer cette partie de manière inexcusable.

En définitive : l'hôte est responsable de demander les informations de la partie d'entrée au voyageur ou à l'invité (y compris la signature) que ce soit en personne ou à distance.

Modèle de partie d'entrée des voyageurs en PDF

La façon classique de faire la partie d'entrée des voyageurs est manuelle. Vous imprimez le modèle de partie, le remplissez avec les données pertinentes et le donnez à signer à votre invité. 

Une fois que vous avez complété la partie d'entrée, vous devez le communiquer à la Police Nationale ou à la Garde Civile (ou aux autonomes –qui sont ceux qui ont la compétence en cette matière) dans un délai de 24 heures suivant l'arrivée du client. Il existe 4 façons de remettre les parties d'entrée de voyageurs à la police :

1. Présenter directement ou envoyer par courrier deux copies de la feuille d'enregistrement. Une copie sera destinée à la police et une autre sera renvoyée avec un cachet à l'établissement.
2. Envoyer par fax l'enregistrement des voyageurs
3. Remettre les dispositifs physiques (CD, clés USB, etc.) contenant ces documents avec un cachet dans les locaux de la police.
4. Transmettre des fichiers avec les parties d'entrée via Internet.

Webpol ou E-Hôtel

Webpol ou E-Hôtel est une plateforme de la Direction Générale de la Police qui permet de enregistrer les voyageurs, un processus obligatoire que doivent suivre les gestionnaires d'appartements de vacances. Ils sont obligés d'identifier et de communiquer aux autorités l'arrivée de clients âgés de plus de 16 ans.

Pour cela, on établit ce que l'on appelle un Livre d'Enregistrement des Voyageurs et l'arrivée du client doit être communiquée dans les 24 heures suivant l'enregistrement. Cet enregistrement doit être communiqué à la Garde Civile, à la Police Locale ou à la Police Nationale.

Et pourquoi est-ce si important de le faire ? Si le processus d'identification n'est pas respecté, les gestionnaires de locations de vacances s'exposent à des sanctions importantes allant de 600€ à 30 000€, conformément à la Loi organique 4/2015. Le montant de la sanction variera en fonction de la gravité de l'infraction.

Comment doit-on effectuer l'enregistrement des voyageurs sur Webpol ?

Comme nous l'avons déjà mentionné, le gestionnaire d'appartements est tenu de constituer un registre des voyageurs qui comprendra les hôtes de plus de 16 ans – dans certaines communautés autonomes, les mineurs de cet âge doivent également être inclus.

Cet enregistrement se fera à l'aide d'un formulaire officiel portant la référence INT/1922/2003. Il peut être téléchargé en ligne, rempli et imprimé via le lien du ministère.

Les données obtenues lors de l'enregistrement devront être stockées par le gestionnaire, mais devront également être transmises à la police. Avant cela, il faudra s'inscrire à la comisaría correspondant à l'emplacement du logement.

Qu'est-ce qu'il faut pour que le gestionnaire effectue l'inscription sur Webpol ?

Il faut savoir que cette demande ne peut être faite que de manière physique et qu'il faut fournir les documents suivants :

• Document d'identité : DNI ou équivalent, ou bien, si cela s'applique, une autorisation de représentation suffira.
• Déclaration responsable d'activité : ce sera la même copie qui aura été présentée au service du Tourisme.
• Actes notariés, notes simples ou contrats.

Comment le rapport du voyageur est-il remis ?

Il existe 4 façons de remettre les rapports :

• 👮 En personne : cela se fera au commissariat et il faudra apporter 2 exemplaires du registre.
• ✉️ Par la Poste : il ne pourra être remis par la Poste que si nous résidons dans une municipalité qui n'a aucune délégation de police.
• 📠 Par fax : Est-ce que quelqu'un utilise encore le fax à part Paquita Salas ?
• 💻 Par voie électronique : via la plateforme Webpol, qui permet d'envoyer les données en ligne.

Combien de temps le Livre de Registre des Voyageurs doit-il être conservé ?

Chaque livre de Registre peut avoir un minimum de 100 pages et un maximum de 500 avant de commencer le suivant. Ils doivent être conservés obligatoirement pendant 3 ans, à compter de la date d'émission du dernier rapport.

Le propriétaire ou l'entreprise de gestion devra conserver les rapports sous forme physique, et pas seulement numérique.

Applications pour les rapports d'arrivée des voyageurs

Pour la quatrième façon de remettre le rapport de voyageur - en ligne -, vous devez utiliser les sites web de la police (e-Hotel) ou de la Garde Civile (Hospederías). Est-ce un cauchemar de les utiliser ? Effectivement ! L'interface et l'expérience utilisateur sont horribles.

C'est pourquoi les applications pour faire le rapport d'arrivée des voyageurs et le livre-registre sont devenues si populaires. Nous vous racontons tout sur elles dans la section suivante !

Ces applications permettent d'accélérer la livraison des parties de voyageurs ainsi que la collecte des données (en utilisant celles de la réservation) et la garde dans le nuage du livre-registre.

La majorité de ces applications fonctionnent de manière très similaire :

1. Un lien est envoyé à l'hôte pour qu'il utilise la caméra de son téléphone pour scanner son document d'identité et lui faire signer sur l'écran.
2. L'application traite ces données et convertit les images en texte. Ces informations sont versées automatiquement pour compléter la partie d'entrée.
3. Une fois que la partie d'entrée est complétée, elle est stockée dans le nuage, créant un livre-registre.

Par exemple, la serrure intelligente Raixer vous permet d'ouvrir les portes à distance et également d'automatiser la gestion de Check-in en offrant le service de registre de voyageurs (avant l'arrivée) et l'envoi automatique à la Police (le jour de l'arrivée).

Partie d'entrée et registre de voyageurs, en résumé

Remplir la partie d'entrée et tenir à jour le registre de voyageurs est une tâche un peu coûteuse en termes de temps. Cependant, il existe des applications et des solutions technologiques qui vous aideront avec la partie bureaucratique. En résumé :

• La signature des parties d'entrée des hôtes est obligatoire, en plus d'autres informations sur eux.
• La partie d'entrée doit être remplie au maximum dans les 24 heures suivant le check-in de l'hôte.
• L'hôte doit conserver dans des paquets de 100 ou 500 les parties d'entrée. Ce document est connu sous le nom de livre-registre.

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