Contrôle des horaires des employés : quelle est la meilleure méthode pour une entreprise ?

Contrôler les entrées et sorties des employés pendant leurs journées de travail, ainsi que comptabiliser leurs heures supplémentaires, est devenu obligatoire en 2019 ; depuis lors, différents systèmes de contrôle horaire pour les employés ont été développés, cherchant à offrir le niveau d'automatisation maximum possible.

Contrôle de l'horaire de travail des employés d'une entreprise

Le contrôle des horaires dans les entreprises consiste à tenir un registre des journées de travail, depuis leur début jusqu'à leur fin, pour chacun des employés de l'organisation ; ce registre inclut également les heures supplémentaires, les pauses et les absences pour congés. La publication du décret-loi royal 8/2019, du 8 mars a confirmé l'obligation d'enregistrer et de conserver ledit contrôle des heures travaillées.

Il y a deux raisons principales (et liées entre elles) pour le contrôle des horaires dans les entreprises : les recettes provenant des cotisations de sécurité sociale et la protection des travailleurs.

Avec cette réglementation, l'objectif est que les employés cotisent pour toutes les heures travaillées, en même temps que la Sécurité sociale perçoit les cotisations correspondant à ces heures : sans aller plus loin, on estime qu'en 2020, en Espagne, plus de la moitié des heures supplémentaires effectuées sont restées impayées.

En outre, ces registres doivent être conservés pendant quatre ans par les entreprises, et mis à la disposition des autorités du travail, des employés et des syndicats ; ceux qui ne respectent pas cette règle s'exposent à des amendes comprises entre 600 et 6 000 euros, environ.

Meilleurs systèmes pour le contrôle des horaires des travailleurs

Systèmes manuels

C'est la façon classique de contrôler les heures de travail : pour cela, il faut qu'il y ait une personne ou un département chargé de enregistrer chaque entrée et sortie manuellement, via un support physique ou une feuille Excel.

La réglementation mentionnée ne précise pas le format dans lequel les entreprises doivent réaliser et conserver ces registres horaires, de sorte que ce système est généralement choisi par les entreprises ayant peu d'employés et peu de ressources technologiques.

Systèmes d'identification

La façon la plus répandue de contrôler les horaires est avec l'intervention des employés eux-mêmes, qui enregistrent leurs entrées et sorties en utilisant une méthode d'identification, comme une carte d'accès, l'empreinte digitale ou via une application localisée dans l'intranet de l'entreprise ou sur leurs smartphones.

De manière analogue aux méthodes manuelles, ce système nécessite la proactivité de l'employé pour être précis à 100 %.

Systèmes automatisés

Cette idée repose sur un contrôleur d'horaires numérique, qui associe automatiquement l'enregistrement avec les entrées et sorties de l'employé sur le lieu de travail, sans nécessiter d'action supplémentaire de sa part.

Raixer Bureaux se compose d'un système de serrure électronique lié à une application, de telle sorte qu'il valide l'accès de chaque employé à l'entrée ou à la sortie du travail, et l'associe au système d'enregistrement.

Le meilleur système pour contrôler les horaires des employés sera toujours celui qui nécessite le moins d'intervention manuelle de la part de l'entreprise ou des travailleurs eux-mêmes, afin de se conformer à la base juridique qui le réglemente.

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