7 façons efficaces de gérer la comptabilité de votre location touristique

Les besoins comptables des hôtels et des services de location touristique sont différents de tout autre secteur commercial. Pourquoi ? Parce que la satisfaction de l'invité est sans aucun doute fondamentale en comptabilité, en tant que partie opérationnelle de l'entreprise. Maintenir un bon contrôle vous évitera des problèmes inattendus et assurera votre efficacité et votre rendement. Maximisez vos résultats, soignez votre réputation de marque et améliorez la satisfaction de vos clients, fournisseurs et personnel avec ces clés. Ici, nous vous présentons 7 moyens efficaces de tenir la comptabilité de votre location touristique.

1. Automatisez les processus au maximum

Il est possible qu'aujourd'hui votre comptabilité de votre location touristique ou entreprise hôtelière soit affectée par une dépense inutile ou des tâches qui réduisent l'efficacité du personnel. Si vous disposez d'un bon outil et d'une bonne dynamique, qui vous donne la productivité maximale, vous pourrez assurer une performance excellente. Fonctionner avec l'agenda de toute votre équipe pleine vous empêchera de voir les opportunités, de devancer les problèmes et de maximiser la productivité de manière durable. Pour cela, l'important est de s'appuyer sur la technologie autant que possible. Vous devez réserver des heures pour répondre aux clients, pour résoudre les incidents potentiels, pour travailler sur les relations interpersonnelles de vos employés et bien sûr pour le marketing, l'innovation et la gestion de crise. Pour cela, il convient de disposer de systèmes qui permettent d'avoir une vision globale et intégrée de l'entreprise, d'améliorer l'agilité des processus et autres. Par exemple, pensez-vous qu'il y a des réunions qui peuvent être résolues avec un e-mail hebdomadaire ? Il est également possible que certains e-mails puissent être évités avec l'utilisation d'un programme de gestion des tâches ou avec une dynamique de communication interne plus agile. Si vous souhaitez éviter les problèmes inhérents à la gestion des clés, vous pouvez installer la serrure intelligente Raixer qui vous permet de contrôler les accès de vos clients, personnel et visiteurs depuis le cloud.

2. Maintenez un bon contrôle des stocks

Que vous gériez l'hébergement ou que vous ayez besoin de contrôler les aliments dans le réfrigérateur de chaque locataire, les serviettes, le linge de lit ou les fournitures de nettoyage, vous devez disposer d'un système de gestion pratique qui vous donne le professionnalisme nécessaire. Tous ces aspects influencent l'expérience de l'invité et feront la différence dans leur expérience finale, dans la réputation de votre marque et dans le taux de reconduction. Il existe des logiciels qui incluent la gestion des stocks, d'un simple TPV basique aux logiciels plus avancés comme Salesforce par exemple. L'important est de choisir une méthodologie agile qui vous permet de gérer de manière confortable et fluide, aussi bien dans les moments de faible activité que dans les périodes de forte affluence.

3. Évitez les surprises de dépenses imprévues

Les dépenses imprévues peuvent ruiner votre entreprise de location touristique, et c'est pourquoi il est idéal de pouvoir faire des prévisions. Pour cela, il est essentiel de prendre des notes et de pouvoir avoir des modèles répétitifs des dépenses fixes et même dans une large mesure des variables. Un bon programme de facturation en ligne peut être un bon outil pour ne pas perdre de vue à aucun moment comment vont les chiffres de votre entreprise. L'idéal est que vous puissiez avoir un contrôle si exhaustif qu'il vous permette de détecter des modèles de dépenses répétées, ainsi que des pics de productivité possibles, des besoins en ressources ponctuelles et autres. Plus le programme que vous utilisez vous offre une vision globale, moins vous aurez besoin d'entrer dans les détails ou de perdre du temps en calculs. C'est important, car le temps investi dans la comptabilité a un impact direct sur elle, ce qui réduit le temps productif pour d'autres tâches nécessaires à l'entreprise qui ont un impact sur son efficacité.

4. Respectez toutes les obligations légales

Cela ne vous servira à rien de tenir une comptabilité impeccable si un problème juridique peut ruiner votre entreprise. N'oubliez pas les aspects bureaucratiques essentiels, gardez vos employés en règle, vérifiez la sécurité de vos installations et autres. Assurez-vous d'effectuer le paiement correct des services dans les délais, gérez correctement les impôts, les registres municipaux, la licence touristique, les documents du personnel, la facturation électronique et la compétitivité des prix. Vous ne voudrez pas perdre les avantages de votre location touristique en payant des avocats ou des indemnités pour dommages à un client qui pourrait vous poursuivre, ou même un employé. De plus, bien gérer tous les aspects juridiques vous donnera sécurité, confiance et fiabilité en tant qu'entreprise. Plus vous pourrez offrir de transparence, mieux ce sera pour la réputation de votre marque, et pour bien dormir la nuit.Si nécessaire par manque de temps ou de connaissances, et si vous avez les ressources pour cela, l'idéal est de faire appel à un service juridique récurrent. Rien de tel que de compter sur un expert ayant des connaissances juridiques qui puisse vous superviser, vous conseiller et effectuer des démarches. Vous éviterez ainsi d'éventuelles complications, vous gagnerez du temps et surtout beaucoup de tranquillité.

5. Assurez les liquidités pour votre entreprise

Les factures des fournisseurs peuvent être très chères, mais il n'y a pas pire facture que celle que vous causera le manque de liquidités si vous ne vous en protégez pas. Évitez de payer un prix irréversible pour un problème de trésorerie. Sinon, cela pourrait être critique pour le succès de votre entreprise de location touristique, affectant directement la performance et l'expérience client. Un intervalle de temps possible sans liquidités pourrait entraîner la détérioration de la professionnalité dont votre entreprise a besoin. Mieux vaut prévenir que guérir, donc une bonne pratique pour maintenir la comptabilité de votre location touristique à jour est de financer des factures. De cette façon, vous pouvez optimiser votre flux de trésorerie en évitant les désagréments. Ainsi, avec ce point garanti, votre direction peut se concentrer sur l'apport de valeur, voir des solutions créatives, générer plus d'efficacité dans les processus et même profiter de votre profession. Une solution est l'affacturage, qui permet d'obtenir des lignes de remise de factures et de billets. Vous pouvez également opter pour le confirming, c'est-à-dire la gestion intégrale des paiements aux fournisseurs.

6. N'épuisez pas vos ressources à la limite

Dans la location touristique, il est toujours judicieux d'avoir une certaine marge pour les situations imprévues. Par exemple, il convient d'avoir toujours un appartement, un espace ou une chambre libre. Si vous avez une entreprise de location touristique avec une capacité suffisante pour réaliser des bénéfices, au-delà de rester à flot, essayez de réserver un As sous la manche. On ne sait jamais si vous pouvez avoir une opportunité unique, comme offrir un service VIP à un client exclusif. Qu'est-ce que vous pourriez lui offrir si cela se produit ? Cela vaut la peine d'avoir une solution pour ces occasions, qui pourrait vous rapporter des bénéfices supplémentaires et un point supplémentaire de notoriété pour l'entreprise. D'autre part, avoir une marge de chambres ou d'appartements est clé pour les hôtels et les entreprises de location touristique. Sinon, il est possible qu'un problème quelconque ruine la satisfaction de certains clients ou votre réputation. Avez-vous un plan B si un client se plaint d'un problème dans l'un de vos espaces à louer ? Cela se produit également avec d'autres ressources qu'il convient d'avoir toujours au-dessus de ce qui est nécessaire, comme celles liées au service client. Qu'est-ce qui se passe si un client a taché ses serviettes et a besoin de remplacements avant l'heure ? Vous ne pouvez pas tout avoir à la limite, car vous pourriez ne pas être en mesure de répondre dans ces cas. L'idéal est de faire la différence entre les biens périssables et non périssables. Par exemple, avoir en stock un ensemble de draps ou de gel douche ne vous causera pas de pertes. En revanche, si vous ne contrôlez pas bien le stock de denrées alimentaires avec une date de péremption, vous pourriez subir des pertes économiques.

7. Optimisez vos coûts

Au-delà de l'amélioration du contrôle de vos coûts fixes ou variables, profitez des périodes de travail plus calmes dans votre entreprise pour réduire les dépenses inutiles. La première étape est d'avoir une idée claire des dépenses indispensables à la rentabilité de l'entreprise et de celles qui sont facultatives. Ordonner les priorités est essentiel pour prendre des décisions stratégiques qui vous rendent beaucoup plus compétitif.D'autre part, vous pourriez également rechercher des fournisseurs plus économiques, de meilleurs prix pour l'achat de packs et autres. Il existe également des entreprises disposées à négocier certains coûts, donc tout est une question de calcul et de recherche de réductions de dépenses possibles. D'autre part, il est possible que vous surchargiez vos employés avec un travail dont ils n'ont pas besoin, ou que vous ayez du personnel peu productif. L'amélioration dans ce sens peut avoir un impact direct sur vos bénéfices commerciaux.Analysez bien quels employés vous rapportent le plus de rentabilité à l'entreprise, et lesquels le moins. Au-delà des décisions que vous pouvez prendre en tenant compte également du facteur humain, il est impossible de ne pas analyser en détail le rendement de chacun et les dépenses nécessaires pour maintenir son poste, ainsi que l'ancienneté du personnel et autres.

Conclusion

Comme vous pouvez le voir, il existe une série d'étapes, de mesures et d'outils que vous pouvez mettre en œuvre dans votre entreprise de location touristique pour améliorer les performances. Assurez-vous que votre équipe est bien formée au suivi des protocoles et, le cas échéant, à l'utilisation de la technologie intégrée à l'entreprise. Profitez des périodes de faible activité pour cette formation et la définition de tous les processus, ainsi que la communication interne en général. Bonne chance et beaucoup de succès !

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